Zarządzanie projektami i ich portfelem

Każde, nawet najmniejsze przedsiębiorstwo, w swojej działalności staje przed wyzwaniem realizacji projektów. Wyzwanie to jest tym większe im bardziej złożona jest struktura i liczba projektów, co wynika z szybkiego rozwoju i wzrostu organizacji oraz konieczności dopasowywania się do szybkich zmian rynkowych.

Cykl życia projektu

Pierwszą trudnością jaką napotykają przedsiębiorstwa w procesie realizacji i zarządzania projektami jest ich definiowanie i identyfikacja. Aby działania mogły być uznane i zidentyfikowane jako projekt, muszą zostać spełnione następujące warunki: działania te muszą być ze sobą powiązane w złożony sposób,  ich rezultat musi być unikalny i dążyć do realizacji określonego celu, ponadto każde z działań musi mieć zaplanowany początek i koniec.  Każdy projekt ma swój cyk życia, w ramach którego wyróżnia się cztery fazy: inicjacja, planowanie, realizacja , zakończenie. W fazie planowania definiowane są najważniejsze elementy projektu takie jak zaangażowane w nim osoby oraz sposoby podejmowania decyzji. Po inicjacji i dokładnym zaplanowaniu działań rozpoczynane są faktyczne prace projektowe, których rezultatem będą konkretne produktu wspierające realizację założonego celu. Każdy projekt, po zakończeniu prac jest ewaluowany w fazie zamknięcia, w której sprawdza się wykonanie względem założonego planu i harmonogramu oraz dokonuje oceny.

Duża złożoność organizacji, ich szybki rozwój i ekspansja powoduje, że muszą one realizować jednocześnie wiele projektów, które często  konkurują o ograniczone zasoby organizacji. Aby zasoby te zostały w najbardziej efektywny sposób wykorzystane  przedsiębiorstwa powinny nauczyć się zarządzać nie tylko pojedynczymi projektami, ale ich całymi portfelami umożliwiając ciągły dobór optymalnych projektów do portfela, tak aby dostarczały one maksimum wartości biznesowej optymalizując tym samym wykorzystanie ograniczonych zasobów organizacji. Cały proces zarządzania portfelem projektów jest złożony i obejmuje następujące działania:

  • tworzenie strategii inwestycyjnej portfela
  • ocenianie i kwalifikowanie  projektów na etapie przyjmowania ich do portfela
  • określanie wartości i monitorowanie wyników portfela
  • określaniem zależności produktowych i czasowych pomiędzy projektami
  • koordynacja czasowa projektów
  • optymalizacja zasobów
  • optymalizacja korzyści
  • zarządzanie ryzykiem portfela
  • zarządzanie informacją i raportowanie.

Autorska metodyka zarządzania projektami przez Executive Networks Polska

Ważnym elementem zarządzania portfelem projektów, który wymaga szczególnej uwagi jest przyjmowanie projektu do portfela, a więc jego klasyfikacja i ocena. W skład portfela projektów mogą wchodzić nie tylko projekty aktualnie realizowane , ale również te będące w fazie planowania, propozycje projektów oczekujących na zatwierdzenie do realizacji oraz projekty czas owo zatrzymane. Każdy projekt przyjmowany do portfela powinien zostać oceniony pod względem zgodności ze strategią biznesową, co więcej powinien mieć z góry określone potencjale korzyści i ryzyka które wiążą się z jego wdrożeniem, jak  również oszacowane niezbędne do jego realizacji zasoby.

Ocena i priorytetyzacja poszczególnych projektów

Po wstępnej ocenie projektu zostaje on zamapowany na patrycy priorytetyzacji i relokacji, która przy uwzględnieniu kryteriów ilościowych i jakościowych umożliwia stworzenie rankingu projektów i określenia ich wspólnych współzależności.

Odpowiednia metodyka zarządzania projektami jest niezwykle ważnym elementem wspomagającym realizację założonych celów strategicznych i przekłada się bezpośrednio na poprawę efektywności działania oraz przyspiesza wzrost i rozwój organizacji. Mając na uwadze trudności i brak kompetencji i zasobów po stronie wielu przedsiębiorstw coraz więcej organizacji we wdrażaniu modeli zarządzania projektami  korzysta z usług wyspecjalizowanych i doświadczonych doradców takich jak Executive Networks. Współpraca przy realizacji wielu projektów strategicznych oraz autorskie metodyki pracy wyspecjalizowanych firm doradczych gwarantują wypracowanie najlepszego rozwiązania opartego o najlepsze praktyki rynkowe i najlepszą wiedzę.